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너희들이 사회를 알아? [제7탄]

입력 2014. 12. 22. 13:08 수정 2014. 12. 22. 13:08

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회사의 비즈니스를 위해서 손님 접대와 미팅은 필수다. 손님이라곤 엄마 친구밖에 본 적 없는 인턴들에게 사회에서 손님맞이 방법과 미팅 노하우를 알려주겠다. '너희들이 사회를 알아?' 제7탄! 손님 접대와 거래처 방문하는 법에 대하여.

Advice 1. 손님이 오셨을 때

회사를 찾는 손님은 그냥 놀러 오는 것이 아니다. 누군가와 약속이 되어 있거나 용무가 있어서 오는 것이다. 그러니 손님을 잘 맞아야 한다. 손님맞이가 회사의 첫인상이기 때문이다.

손님맞이는 배려가 우선이다

손님이 도착하는 시간보다 일찍 로비로 내려가 손님 맞을 준비를 하자. 손님을 만나면 나의 소속과 이름을 밝히고 정중하게 인사를 한다. 건물 내부로 손님을 안내할 때 인턴은 손님보다 대각선 방향으로 2~3보 앞장서고 최대한 벽 쪽에 붙어 걷는다.

회의실로 손님을 모시기 전에 회의실 상태를 스캔하라

손님을 모시기 전 회의실 앞에서 먼저 문을 3회 노크하고 안에 아무도 없는지 확인한 뒤 회의실로 들어간다. 실내에 커피잔 등이 방치되어 있거나 테이블이 더럽지 않은지 재빨리 확인할 것. 손님을 회의실로 안내할 때는 출입문에서 가장 먼 곳인 상석을 권한다.

커피 타는 일? 그것도 업무다

손님 오셨을 때 '차 한잔 부탁해'라는 선배의 말을 듣고 '내가 커피나 타려고 토익 공부를 열심히 했는 줄 알아?'라고 생각했는가? 하지만 작은 일도 열심히 하지 않는 사람에게 큰 일을 맡길 회사는 없다. 그러니 업무의 연장이라 생각하고 커피 타는 일에 최선을 다하도록. 차를 내가기 전에 찻잔에 금이 가거나 얼룩이 묻지 않았는지, 쟁반이 더럽거나 물기가 있지 않은지 확인한다. 차는 손님, 상급자 순으로 대접하고 찻잔의 손잡이는 손님이 보는 방향에서 오른쪽으로 놓아 차를 마시기 쉽게 배려한다.

손님 응대 중에는 손님에게만 집중하라

손님 응대 중에는 전화가 오더라도 가급적 전화를 피하는 것이 예의다. 만약 급한 용무라면 "죄송합니다. 잠시만 실례하겠습니다"라고 손님께 양해를 구한 뒤 전화를 받는다. 손님과 면담 중인 상사에게 전할 말이 있을 때는 메모를 이용해 급한 사항을 요약 전달한다. 미팅이 끝나고 손님이 돌아갈 때는 엘리베이터나 문 앞까지 배웅해 일정을 깔끔히 마무리한다.

Advice 2. 거래처를 방문할 때

회사의 이미지는 인턴의 비즈니스 매너에 달려 있다. 이런 이유로 거래처를 방문할 때 예의범절에 각별한 주의가 필요하다. 정신을 똑바로 차리고 실수하지 않도록 조심할 것.

거래처에 미리 전화를 걸어 약속을 정하라

거래처를 방문할 때는 이른 아침, 늦은 저녁, 식사시간 전후를 피하는 것이 좋다. 가장 좋은 시간대는 오후 2~5시. 거래처 방문 최소 3일 전 전화를 걸어 미팅 약속을 정하자. 상대방이 제시한 시간에 자신의 스케줄이 불가능할 경우 "죄송하지만 이날은 제가 선약이 있어서요. 혹시 0월 0일은 어떠세요?"라고 물어 대안을 제시한다.

미팅 하나에도 사전 준비가 필요하다

사무실에서 출발할 때 명함, 서류 등 빠진 것이 없는지 점검한다. 출발에 앞서 미팅 담당자에게 전화를 한 후, 교통체증을 감안해 시간을 넉넉히 잡고 회사를 나설 것. 약속 시간에 부득이하게 늦어질 것 같다면 담당자에게 미리 전화해 양해를 구한다. 거래처에 도착하면 미팅 전 화장실에 들러 용모와 복장을 점검하고 휴대폰을 진동 모드로 바꾼다.

명함은 인턴의 얼굴이자 증명서

상대방에게 명함을 건넬 때는 자신의 이름이 상대방을 향하도록 한 다음, 오른손으로 명함을 잡고 왼손으로 받친다. 자신 있는 목소리로 회사명과 이름을 밝히면서 아랫사람이 윗사람에게 먼저 건넨다. 외근을 나갈 때는 명함이 신분증 역할을 하는 만큼 지갑에 명함을 꽉꽉 채워 어떻게 될지 모르는 상황에 대비한다.

남의 회사에서 용건은 간단히

거래처에 도착하면 안내 데스크에서 회사 이름, 방문 대상자, 용건 등을 설명하고 안내를 기다린다. 사무실은 다른 사람의 업무 공간인 만큼 너무 오래 머물러 업무를 방해하거나 다른 사람들에게 피해를 끼치지 않도록 주의할 것. 면담 중에는 사생활과 관련된 질문은 하지 말고 자꾸 시계나 휴대폰을 쳐다보지 않도록 자제한다.

회의실은 항상 깨끗하게 유지하라

회의실은 회의할 때뿐만 아니라 도시락을 먹을 때, 간식을 먹을 때도 쓰인다. 어떻게 사용되든 회의실의 사후 뒤처리는 인턴의 몫임을 잊지 말 것. 나 하나의 불찰로 상사가 책상 위에 김칫 국물이 그대로 묻어 있는 모습을 손님에게 보이거나, 중요한 비즈니스 서류에 커피 자국이 묻는 굴욕 상황이 발생할 수 있다.

내 손님이 아니더라도 친절하게 대하라

손님이 출입구에서 두리번거리고 있다면 나 몰라라 하지 말고 인턴이 먼저 다가가 "어떤 용무로 오셨습니까?"라고 친절하게 물으며 손님을 맞이하자. 손님의 이름과 용건, 담당자와의 약속 여부를 확인한 뒤 회의실로 안내하고 담당자에게 손님 방문 사실을 알린다. 약속이 안 되어 있는 경우에는 선배에게 보고한 뒤 지시에 따른다.

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